Polityka prywatności aboclear
Wersja 1.0, obowiązuje od 1 października 2026 r.; wersja serwisu: Polska (pl-pl).
W skrócie
- Pana/Pani dane wykorzystujemy, aby przygotować i wysłać list, informować o zamówieniu, prowadzić rozliczenia, zapobiegać nadużyciom i móc wykazać, jak wykonaliśmy usługę.
- List z danymi, które Pan/Pani w nim umieści, trafia na Pana/Pani zlecenie do przedsiębiorcy, u którego wypowiada Pan/Pani umowę. Poza tym niczego nie sprzedajemy, a dane przekazujemy tylko usługodawcom, bez których nie możemy działać.
- Stronę śledzenia zamówienia i dokumenty można otworzyć wyłącznie osobistym linkiem z e-maila.
- Piszemy wyłącznie w sprawie zamówienia. Bez WhatsApp, bez SMS i bez reklam, chyba że Pan/Pani sam(a) o to poprosi.
- Pomiar ruchu i reklamy tylko wtedy, gdy wyrazi Pan/Pani na to zgodę w banerze cookies.
- W każdej chwili może Pan/Pani uzyskać dostęp do swoich danych, sprostować je lub zażądać ich usunięcia, o ile nie musimy ich przechowywać na podstawie przepisów.
1. Administrator danych
Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Karwan Ventures B.V., działająca pod nazwą aboclear, Emmastraat 4, 5503 JK Veldhoven, Niderlandy, wpisana do rejestru handlowego Izby Handlowej Niderlandów (Kamer van Koophandel) pod numerem 42126798. W sprawach ochrony danych można pisać na adres rodo@aboclear.eu albo pocztą na adres podany wyżej.
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) wymaga tego tylko wtedy, gdy główna działalność polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę albo na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych (art. 37 RODO). U nas tak nie jest. Na pytania odpowiada pracownik odpowiedzialny za ochronę danych.
2. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu, na jakiej podstawie i jak długo
| Cel | Dane | Podstawa prawna (art. 6 ust. 1 RODO) | Okres przechowywania |
|---|---|---|---|
| Przygotowanie listu w bezpłatnym formularzu | Dane wpisane przez Pana/Panią: imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer klienta lub umowy, moment wypowiedzenia, przyczyna, dodatkowy tekst, podpis | Działanie na Pana/Pani żądanie w celu świadczenia usługi (lit. b) | Do zamknięcia formularza. Jeżeli pobiera Pan/Pani plik PDF, tworzymy go na naszym serwerze i usuwamy w ciągu 24 godzin |
| Przypomnienie z linkiem do dokończenia listu | Adres e-mail i dane już wpisane | Działanie na Pana/Pani żądanie (lit. b) | Najwyżej 30 dni albo do rezygnacji lub złożenia zamówienia |
| Wykonanie zamówienia | Imię i nazwisko, adres, adres e-mail, ewentualnie numer telefonu lub data urodzenia, jeżeli wymaga ich przedsiębiorca, dane umowy, moment wypowiedzenia, przyczyna, dodatkowy tekst, podpis, list w formacie PDF, przedsiębiorca i jego adres, dzień nadania, numer przesyłki | Wykonanie umowy (lit. b) | Plik PDF listu i podpis: 24 miesiące od nadania; potem przechowujemy tylko cyfrowy odcisk (SHA-256) listu. Dane zamówienia: 7 lat (zob. rozliczenia) |
| List na przykład do ubezpieczyciela zdrowotnego, związku zawodowego lub partii politycznej | Fakt bycia klientem lub członkiem, wynikający z listu. Nie prosimy o dane medyczne; prosimy nie umieszczać ich w liście | Wykonanie umowy (lit. b); jeżeli chodzi o dane szczególnej kategorii, np. przynależność do związku zawodowego, także dlatego, że listem wykonuje Pan/Pani swoje prawo (art. 9 ust. 2 lit. f RODO) | Jak przy „Wykonanie zamówienia” |
| Płatność i zwroty | Kwota, waluta, metoda płatności, numer i status transakcji u operatora płatności, data. Nie przetwarzamy numerów kart: widzi je tylko operator płatności | Wykonanie umowy (lit. b); obowiązek prawny (lit. c) | 7 lat |
| Rozliczenia i podatki | Dokument zakupu, kwota, VAT, kraj, potwierdzenie płatności | Obowiązek prawny (lit. c): przepisy podatkowe i rachunkowe Niderlandów (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 2:10 Burgerlijk Wetboek), a przy rozliczaniu VAT w procedurze szczególnej OSS także obowiązek przechowywania przewidziany dla tej procedury | 7 lat od końca roku obrotowego albo 10 lat dla transakcji rozliczanych w procedurze OSS |
| Dowody wykonania usługi i spory | Data i godzina zamówienia, adres IP, dane przeglądarki, wersje regulaminu, oświadczenia i podsumowania cen, które Pan/Pani widział(a), zaznaczenie pola i podpis z godziną, cyfrowy odcisk listu, dane nadania od partnera drukującego (data, godzina i oznaczenie nadania), informacje o nadaniu i doręczeniu, wysłane e-maile | Obowiązek prawny wykazania, że udzieliliśmy informacji i że zażądał(a) Pan/Pani wykonania usługi przed upływem terminu na odstąpienie (lit. c, art. 24 ustawy o prawach konsumenta); prawnie uzasadniony interes w obronie przed reklamacją, obciążeniem zwrotnym lub pozwem (lit. f) | Adres IP i dane przeglądarki: 24 miesiące od nadania. Pozostałe: razem z zamówieniem, 7 lat |
| Obsługa klienta, reklamacje, odstąpienia | Pana/Pani wiadomości i nasze odpowiedzi, numer zamówienia | Wykonanie umowy (lit. b); obowiązek prawny przy reklamacji i odstąpieniu (lit. c) | 24 miesiące od ostatniego kontaktu |
| Prośba o opinię (jednorazowo, po doręczeniu) | Imię, adres e-mail, numer zamówienia, przedsiębiorca | Zgoda (lit. a), wyrażona przez zaznaczenie odrębnego, niezaznaczonego domyślnie pola przy zamówieniu | Do wysłania prośby albo wycofania zgody; informację o wycofaniu zgody przechowujemy, dopóki do Pana/Pani piszemy |
| Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom | Adres IP, czas, przeglądarka, kontrola bezpieczeństwa przy pobieraniu (Cloudflare Turnstile), komunikaty o błędach | Prawnie uzasadniony interes: bezpieczeństwo usługi i zapobieganie wypowiadaniu cudzych umów (lit. f) | Logi serwera 30 dni; komunikaty o błędach 90 dni |
| Pomiar ruchu i reklam (tylko za zgodą) | Pliki cookies i podobne technologie Google (Google Ads i Google Analytics) oraz Microsoft (Microsoft Advertising), identyfikatory kliknięć w reklamy, a przy zamówieniu zaszyfrowany (zahaszowany) adres e-mail do pomiaru reklam | Zgoda (lit. a); zob. Polityka plików cookies | Zob. Polityka plików cookies; zgodę można w każdej chwili wycofać |
| Korespondencja, która trafi do nas dla Pana/Pani | Treść pisma od przedsiębiorcy | Wykonanie umowy (lit. b), za Pana/Pani zgodą na otwarcie korespondencji (§ 5 ust. 5 Regulaminu) | Przesyłamy skan i niszczymy papier po 30 dniach. Na Pana/Pani żądanie przesyłamy korespondencję nieotwartą i niczego nie przechowujemy |
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych potrzebnych do listu i kontaktu nie możemy wykonać usługi.
3. Dane, których nie otrzymujemy od Pana/Pani
Listę przedsiębiorców i adresów do wypowiedzeń tworzymy na podstawie publicznych źródeł: rejestrów przedsiębiorców (KRS, CEIDG), regulaminów i stron internetowych przedsiębiorców oraz własnej weryfikacji. Zwykle są to dane przedsiębiorstw, a nie dane osobowe. Jeżeli przedsiębiorca jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, jego imię, nazwisko i adres mogą być danymi osobowymi (art. 14 RODO). Wykorzystujemy je wyłącznie do prawidłowego zaadresowania listów klientów (prawnie uzasadniony interes, lit. f). Każdy może poprosić o sprostowanie lub usunięcie wpisu, pisząc na rodo@aboclear.eu.
4. Odbiorcy danych
Przedsiębiorca, u którego wypowiada Pan/Pani umowę. List ze wszystkimi danymi, które Pan/Pani w nim umieści, trafia do niego na Pana/Pani zlecenie. Od tej chwili przedsiębiorca sam odpowiada za swój egzemplarz i przetwarza go zgodnie ze swoją polityką prywatności.
Poczta Polska. Poczta Polska S.A. widzi dane na kopercie (przedsiębiorcę i nadawcę) i rejestruje przesyłkę poleconą. Robi to na własną odpowiedzialność, na podstawie przepisów Prawa pocztowego.
Usługodawcy działający na nasze zlecenie (podmioty przetwarzające). Mogą wykorzystywać Pana/Pani dane wyłącznie dla nas, na podstawie umów powierzenia przetwarzania z obowiązkiem poufności i zabezpieczenia danych (art. 28 RODO):
| Usługodawca | Cel | Gdzie są dane | Przekazanie poza EOG |
|---|---|---|---|
| Pingen AG, Szwajcaria | Druk listu, umieszczenie w kopercie i nadanie w placówce Poczty Polskiej; informacje o nadaniu i doręczeniu | Szwajcaria i Polska | Szwajcaria ma decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony |
| Vercel Inc. | Hosting serwisu i przechowywanie dokumentów | UE (Frankfurt) | Spółka amerykańska: Ramy ochrony danych UE-USA albo standardowe klauzule umowne |
| Neon Inc. | Baza danych | UE (Frankfurt) | Jak przy Vercel |
| Resend Inc. | Wysyłka wiadomości e-mail | UE (Irlandia) | Jak przy Vercel |
| Cloudflare Inc. | Kontrola bezpieczeństwa przy bezpłatnym pobieraniu (Turnstile) | Globalna sieć Cloudflare | Jak przy Vercel |
| Functional Software Inc. (Sentry) | Komunikaty o błędach serwisu | Stany Zjednoczone | Jak przy Vercel |
| Biuro rachunkowe lub doradca podatkowy, jeżeli z nich korzystamy | Rozliczenia | EOG | Nie |
Operator płatności. PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luksemburg) obsługuje płatność, także przy płatności kartą, BLIK lub Przelewy24. PayPal robi to częściowo na własną odpowiedzialność, np. w celu zapobiegania oszustwom i wykonania obowiązków prawnych. Warto zapoznać się również z polityką prywatności PayPal.
Google i Microsoft. Wyłącznie wtedy, gdy wyraził(a) Pan/Pani zgodę w banerze cookies: Google Ireland Limited (Google Ads i Google Analytics) oraz Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Advertising), aby zmierzyć, jak trafił(a) Pan/Pani do nas, i wyświetlać reklamy aboclear. Jeżeli po naszej prośbie wystawi Pan/Pani opinię w Google, przekazuje ją Pan/Pani Google samodzielnie, na zasadach Google.
Inni, tylko gdy to konieczne. Sąd, organ nadzoru lub policja, jeżeli zobowiązują nas do tego przepisy; adwokat, radca prawny albo operator płatności w razie sporu dotyczącego Pana/Pani zamówienia (zob. pkt 6).
Nie sprzedajemy Pana/Pani danych i nie wykorzystujemy ich do reklam innych podmiotów.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Zamówienie, list i nasze wiadomości e-mail są przechowywane w UE. Komunikaty o błędach (Sentry) i kontrola bezpieczeństwa (Cloudflare) mogą być przetwarzane także poza UE. Część usługodawców należy do grup amerykańskich, dlatego nie można całkowicie wykluczyć dostępu z terytorium Stanów Zjednoczonych. Współpracujemy wyłącznie z podmiotami certyfikowanymi w ramach Ram ochrony danych UE-USA (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony) albo na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami. Podstawę dla każdego usługodawcy wskazuje tabela powyżej. Pingen ma siedzibę w Szwajcarii, dla której Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony. Kopię zabezpieczeń można otrzymać na żądanie.
6. Dowody w razie sporu
Jeżeli otrzymamy reklamację, obciążenie zwrotne (chargeback), spór u operatora płatności lub pozew dotyczący Pana/Pani zamówienia, możemy wykorzystać dokumenty tego zamówienia i przekazać je podmiotowi, który rozstrzyga spór: zamówienie z datą i godziną, wersje dokumentów i oświadczenie, które Pan/Pani zaznaczył(a), list, potwierdzenie płatności, potwierdzenie nadania i wiadomości e-mail. Przekazujemy wyłącznie dokumenty Pana/Pani własnego zamówienia i nie więcej, niż to konieczne. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w wykazaniu, jak wykonaliśmy usługę (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
7. E-maile, przypomnienia i prośba o opinię
- W sprawie zamówienia zawsze piszemy: potwierdzenie, nadanie, doręczenie lub niedoręczenie oraz wiadomość po doręczeniu. Te wiadomości są niezbędne do wykonania usługi.
- Przypomnienie o dokończeniu listu wysyłamy tylko na Pana/Pani prośbę, najwyżej dwa razy.
- Jednorazową prośbę o opinię po doręczeniu wysyłamy tylko wtedy, gdy przy zamówieniu zaznaczył(a) Pan/Pani odrębne pole zgody (art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej). Zgodę można wycofać w każdej wiadomości.
- Informacje handlowe wysyłamy wyłącznie za uprzednią, odrębną zgodą.
- Bez WhatsApp i bez SMS, chyba że wyraźnie i odrębnie Pan/Pani o to poprosi.
8. Jak chronimy dane
- Stronę śledzenia zamówienia i dokumenty można otworzyć wyłącznie osobistym, tajnym linkiem, który wysyłamy e-mailem. Linku nie da się odgadnąć. Nie należy go udostępniać innym osobom.
- Dokumenty są przechowywane w zabezpieczonym magazynie; link do pobrania działa przez 15 minut.
- Do panelu administracyjnego mają dostęp tylko pracownicy, z dwuetapowym logowaniem.
- Połączenie z serwisem jest szyfrowane.
- Nigdy nie prosimy e-mailem o hasło, kod PIN ani dane płatnicze. Nasze wiadomości wysyłamy wyłącznie z adresów zamowienia@mail.aboclear.eu i pomoc@aboclear.eu.
- Jeżeli mimo to dojdzie do naruszenia ochrony danych, zgłosimy je organowi nadzorczemu i zawiadomimy Pana/Panią zgodnie z art. 33 i 34 RODO.
9. Pana/Pani prawa
Ma Pan/Pani prawo:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
- sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16);
- usunięcia danych, o ile nie musimy ich przechowywać na podstawie przepisów (art. 17; zob. pkt 10);
- ograniczenia przetwarzania (art. 18);
- przeniesienia danych w powszechnie używanym formacie (art. 20);
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, a wobec marketingu bezpośredniego zawsze (art. 21);
- wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3).
Żądanie prosimy wysłać na rodo@aboclear.eu z adresu e-mail użytego przy zamówieniu albo z numerem zamówienia. Nie prosimy o kopię dokumentu tożsamości; jeżeli mamy wątpliwości, czy żądanie pochodzi od Pana/Pani, poprosimy o potwierdzenie z tego adresu e-mail. Odpowiadamy w ciągu miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO). Nie podejmujemy wobec Pana/Pani decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na Pana/Panią (art. 22 RODO).
10. Usunięcie danych przed nadaniem i po nadaniu listu
- Jeżeli zażąda Pan/Pani usunięcia danych przed nadaniem listu w placówce Poczty Polskiej, traktujemy to jako odstąpienie od umowy: nie wyślemy listu, jeżeli możemy go jeszcze zatrzymać, i usuniemy dane, z wyjątkiem tych, które musimy przechowywać na potrzeby rozliczeń.
- Jeżeli zażąda Pan/Pani usunięcia danych po nadaniu, usuniemy wszystko, czego nie musimy przechowywać na podstawie przepisów. Dokumenty zamówienia przechowamy wtedy tylko na potrzeby rozliczeń i tak długo, jak są potrzebne w toczącym się już sporze.
- Przedsiębiorca i Poczta Polska mają własne egzemplarze; w tej sprawie należy zwrócić się do nich.
11. Skarga do organu nadzorczego
Jeżeli sposób przetwarzania danych budzi Pana/Pani zastrzeżenia, prosimy najpierw o kontakt z nami. Ma Pan/Pani także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl (art. 77 RODO). Ponieważ nasza siedziba znajduje się w Niderlandach, wiodącym organem nadzorczym jest niderlandzki Autoriteit Persoonsgegevens (art. 56 RODO); UODO przyjmie skargę i przekaże ją dalej.
12. Osoby niepełnoletnie, dane szczególne i dane innych osób
- Nasza usługa jest przeznaczona dla osób pełnoletnich.
- Prosimy nie umieszczać w liście danych medycznych. Nie są potrzebne do wypowiedzenia i nie prosimy o nie.
- List na przykład do ubezpieczyciela zdrowotnego, związku zawodowego lub partii politycznej wskazuje, że jest Pan/Pani jego klientem lub członkiem. Wykorzystujemy tę informację wyłącznie do wysłania listu (zob. pkt 2).
- Jeżeli wypowiada Pan/Pani umowę innej osoby, np. zmarłej, prosimy podawać tylko dane niezbędne i robić to wyłącznie wtedy, gdy ma Pan/Pani do tego umocowanie.
13. Zmiany
Aktualizujemy tę politykę, gdy zmienia się nasza usługa lub przepisy. Każda wersja ma numer i datę; wcześniejsze wersje są dostępne w archiwum. O istotnej zmianie, która Pana/Pani dotyczy, poinformujemy.