Privacyverklaring aboclear
Versie 1.0, geldig vanaf 1 oktober 2026. Landversie België, Nederlands (nl-be). Eerdere versies vind je in ons archief.
In het kort
- Wij gebruiken je gegevens om je brief te maken en te versturen, je op de hoogte te houden, onze boekhouding te doen, misbruik te voorkomen en te kunnen tonen wat we deden.
- Je brief, met de gegevens die jij erin zet, gaat in jouw opdracht naar het bedrijf dat je opzegt. Verder verkopen we niets en delen we alleen met de dienstverleners die we nodig hebben.
- Je statuspagina en je documenten open je alleen met de persoonlijke link in je e-mail.
- We mailen je alleen over je bestelling. Geen WhatsApp, geen sms, geen reclame tenzij je daar zelf om vraagt.
- Meten en advertenties alleen als je daar in de cookiebalk mee instemt.
- Je kunt je gegevens altijd inzien, laten verbeteren of laten wissen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren.
1. Wie verantwoordelijk is
Verwerkingsverantwoordelijke is Karwan Ventures B.V., handelend als aboclear, Emmastraat 4, 5503 JK Veldhoven, Nederland, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42126798. Vragen over privacy stel je via privacy@aboclear.eu of per post op het adres hierboven.
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) eist dat alleen als het stelselmatig en op grote schaal volgen van mensen of het op grote schaal verwerken van gevoelige gegevens onze kernactiviteit is (artikel 37 AVG). Dat is bij ons niet zo. Een medewerker die voor privacy verantwoordelijk is, beantwoordt je vragen.
2. Welke gegevens we gebruiken, waarvoor, op welke grond en hoe lang
| Waarvoor | Welke gegevens | Grond (artikel 6, lid 1, AVG) | Hoe lang |
|---|---|---|---|
| Je brief maken met het gratis formulier | Wat je invult: naam, adres, e-mailadres, klant- of contractnummer, opzegmoment, reden, vrije tekst, handtekening | Op jouw verzoek, om je de dienst te leveren (b) | Tot je het formulier sluit. Download je de pdf, dan maken we die op onze server en wissen we hem binnen 24 uur |
| Herinnering "stuur me later een link" | E-mailadres en wat je al invulde | Op jouw verzoek, voor de overeenkomst (b) | Hoogstens 30 dagen, of tot je je afmeldt of bestelt |
| Je bestelling uitvoeren | Naam, adres, e-mailadres, eventueel telefoonnummer of geboortedatum als het bedrijf die vraagt, contractgegevens, opzegmoment, reden, vrije tekst, handtekening, je brief als pdf, het bedrijf en zijn adres, de verzenddag, het zendingsnummer | Uitvoering van de overeenkomst (b) | Brief-pdf en handtekening: 24 maanden na de verzending; daarna bewaren we alleen de vingerafdruk (SHA-256) van de brief. De bestelgegevens zelf: zie boekhouding |
| Een brief aan bijvoorbeeld een ziekenfonds, een verzekeraar of een vakbond | Het feit dat je daar klant of lid bent, zoals dat uit je brief blijkt. Medische gegevens vragen we niet; zet ze ook niet in je brief | Uitvoering van de overeenkomst (b); gaat het om een bijzonder persoonsgegeven, zoals lidmaatschap van een vakbond, dan omdat je met je brief een recht uitoefent (artikel 9, lid 2, f, AVG) | Zoals bij "Je bestelling uitvoeren" |
| Betalen en terugbetalen | Bedrag, munt, betaalmethode, transactienummer en status bij de betaaldienst, datum. Geen kaartnummers: die ziet alleen je betaaldienst | Uitvoering van de overeenkomst (b); wettelijke verplichting (c) | 7 jaar |
| Boekhouding en btw | Factuur, bedrag, btw, land, betaalbewijs | Wettelijke verplichting (c): de Nederlandse fiscale bewaarplicht (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen) en, als we de btw via het éénloketsysteem (OSS) aangeven, de bewaarplicht die daarbij geldt | 7 jaar na het einde van het boekjaar, of 10 jaar bij OSS |
| Bewijs van wat we deden, en geschillen | Datum en tijdstip van je bestelling, IP-adres, browser, de versies van voorwaarden, herroepingsinformatie, akkoordtekst en prijsoverzicht die je zag, je klik op de betaalknop en je handtekening met hun tijdstip, de vingerafdruk van je brief, de verzendgegevens van de drukpartner (datum, tijdstip en kenmerk van de afgifte), afgifte- en bezorgmeldingen, de e-mails die we stuurden | Ons gerechtvaardigd belang om te kunnen bewijzen dat we je correct informeerden, dat je instemde met de uitvoering tijdens de herroepingstermijn en dat we je brief verstuurden; de wet legt dat bewijs bij ons (artikel VI.62 Wetboek van economisch recht). En om ons te verdedigen bij een klacht, terugboeking of rechtszaak (f) | IP-adres en browser: 24 maanden na de verzending. De rest: met de bestelgegevens |
| Klantendienst, klachten, herroepen | Je berichten en onze antwoorden, je ordernummer, je herroeping met datum en tijdstip | Uitvoering van de overeenkomst (b); ons gerechtvaardigd belang om te tonen dat we je herroeping correct behandelden (f) | 24 maanden na het laatste contact |
| Eén vraag naar je ervaring (na de bezorging) | Naam, e-mailadres, ordernummer, bedrijf | Ons gerechtvaardigd belang om te leren en te tonen hoe we werken (f); je kunt het bij je bestelling weigeren en in elke mail afmelden (zie punt 7) | Tot de vraag verstuurd is; afmeldingen bewaren we zolang we je mailen |
| Beveiliging en misbruik voorkomen | IP-adres, tijdstip, browser, beveiligingscontrole bij het downloaden (Cloudflare Turnstile), foutmeldingen | Ons gerechtvaardigd belang om de dienst veilig te houden en te voorkomen dat iemand zonder bevoegdheid andermans overeenkomst opzegt (f) | Serverlogboeken 30 dagen; foutmeldingen 90 dagen |
| Meten en advertenties (alleen met toestemming) | Cookies en vergelijkbare technieken van Google (Google Ads en Google Analytics) en Microsoft (Microsoft Advertising), klikcodes van advertenties, en als je bestelt een versleutelde (gehashte) vorm van je e-mailadres om advertenties te meten | Toestemming (a); zie de cookieverklaring | Zie de cookieverklaring; intrekken kan altijd |
| Post die bij ons binnenkomt voor jou | De inhoud van de brief van het bedrijf | Uitvoering van de overeenkomst (b), met je toestemming om de post te openen (artikel 5.2 f van de voorwaarden) | We sturen ze als scan door en vernietigen het papier na 30 dagen. Wil je dat niet, dan sturen we de post ongeopend door en bewaren we niets |
3. Gegevens die we niet van jou krijgen
Onze lijst met bedrijven en opzegadressen stellen we samen uit openbare bronnen: de Kruispuntbank van Ondernemingen en andere handelsregisters, de voorwaarden en websites van de bedrijven, en eigen controle. Meestal gaat het om gegevens van ondernemingen, niet om persoonsgegevens. Is een bedrijf een eenmanszaak, dan kunnen een naam en een adres wel een persoonsgegeven zijn. We gebruiken die alleen om brieven van klanten juist te adresseren (gerechtvaardigd belang, f). Iedereen kan ons vragen een vermelding te verbeteren of te verwijderen via privacy@aboclear.eu.
4. Wie je gegevens krijgt
Het bedrijf dat je opzegt. Je brief, met alles wat jij erin zet, gaat in jouw opdracht naar het bedrijf. Het bedrijf is daarna zelf verantwoordelijk voor zijn exemplaar en gebruikt het volgens zijn eigen privacyverklaring.
bpost. bpost ziet de gegevens op de envelop (het bedrijf en de afzender) en registreert de aangetekende zending. bpost doet dat onder zijn eigen wettelijke verantwoordelijkheid als postoperator.
Dienstverleners die in onze opdracht werken (verwerkers). Zij mogen je gegevens alleen voor ons gebruiken, met afspraken over geheimhouding en beveiliging (artikel 28 AVG):
| Dienstverlener | Waarvoor | Waar de gegevens staan | Doorgifte buiten de EER |
|---|---|---|---|
| Pingen AG, Zwitserland | Afdrukken, in een envelop steken en afgeven bij bpost; afgifte- en bezorgmeldingen | Zwitserland en België | Zwitserland heeft een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie |
| Vercel Inc. | Hosting van de website en opslag van documenten | EU (Frankfurt) | Amerikaans bedrijf: EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen |
| Neon Inc. | Database | EU (Frankfurt) | Zoals bij Vercel |
| Resend Inc. | Versturen van e-mails | EU (Ierland) | Zoals bij Vercel |
| Cloudflare Inc. | Beveiligingscontrole bij de gratis download (Turnstile) | Wereldwijd netwerk van Cloudflare | Zoals bij Vercel |
| Functional Software Inc. (Sentry) | Foutmeldingen van de website | Verenigde Staten | Zoals bij Vercel |
| Een boekhouder of belastingadviseur, als we die inschakelen | Boekhouding | EER | Nee |
Betaaldiensten. PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxemburg) verwerkt je betaling, ook als je met Bancontact of een kaart betaalt. PayPal doet dat voor een deel onder zijn eigen verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld om fraude te voorkomen en omdat de wet dat van PayPal vraagt. Lees ook de privacyverklaring van PayPal.
Google en Microsoft. Alleen als je daarvoor in de cookiebalk toestemming gaf: Google Ireland Limited (Google Ads en Google Analytics) en Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Advertising), om te meten hoe je bij ons kwam en om je advertenties van aboclear te tonen. Schrijf je na onze vraag een beoordeling op Google, dan geef je die zelf aan Google, volgens de regels van Google.
Anderen, alleen als het moet. Een rechter, een toezichthouder of de politie, als de wet ons daartoe verplicht; een advocaat of je betaaldienst bij een geschil over je bestelling (zie punt 6).
Wij verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame van anderen.
5. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte
Je bestelling, je brief en onze e-mails staan in de Europese Unie. Foutmeldingen (Sentry) en de beveiligingscontrole (Cloudflare) kunnen ook buiten de Europese Unie verwerkt worden. Een aantal dienstverleners hoort bij een Amerikaans bedrijf; daardoor is toegang vanuit de Verenigde Staten niet helemaal uit te sluiten. We werken alleen met bedrijven die gecertificeerd zijn onder het EU-VS Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023), of met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en aanvullende maatregelen. Per dienstverlener staat de grondslag in de tabel hierboven. Pingen zit in Zwitserland, waarvoor de Europese Commissie heeft vastgesteld dat de bescherming passend is. Een kopie van de waarborgen kun je bij ons opvragen.
6. Bewijs bij een geschil
Krijgen we een klacht, een terugboeking, een betwisting bij je betaaldienst of een rechtszaak over je bestelling, dan kunnen we de stukken van jouw bestelling gebruiken en doorgeven aan wie het geschil beoordeelt: je bestelling met datum en tijdstip, de versies die je zag, je klik op de betaalknop, je brief, de betaalbevestiging, het afgiftebewijs en de e-mails. We geven alleen stukken van jouw eigen bestelling door, en niet meer dan nodig. De grond is ons gerechtvaardigd belang om te tonen wat we deden (artikel 6, lid 1, f, AVG).
7. E-mail, herinneringen en de vraag naar je ervaring
- Over je bestelling mailen we je altijd: bevestiging, verzending, bezorging of onbestelbaar, en een bericht na de bezorging. Die berichten horen bij de dienst.
- Een herinnering om verder te gaan met je brief krijg je alleen als je daar zelf om vroeg, hoogstens twee keer.
- Eén keer na de bezorging vragen we of je je ervaring wilt delen. Wil je dat niet, zet dan bij je bestelling het vinkje "Geen vraag naar mijn ervaring" aan, of meld je af met de link in elke mail. Afmelden is gratis en gaat met één klik.
- Reclame sturen we alleen als je daar apart mee instemde (artikel XII.13 Wetboek van economisch recht).
- Geen WhatsApp en geen sms, tenzij je daar zelf apart om vraagt.
8. Hoe we je gegevens beveiligen
- Je statuspagina en je documenten open je alleen met een persoonlijke, geheime link die we je mailen. Die link is niet te raden. Deel hem niet met anderen.
- Documenten staan in afgeschermde opslag; een downloadlink werkt 15 minuten.
- Ons beheer is alleen toegankelijk voor medewerkers, met een tweede inlogstap.
- De verbinding met de website is versleuteld.
- Wij vragen je nooit per e-mail om een wachtwoord, een pincode of je betaalgegevens. Onze mails komen alleen van bestellingen@mail.aboclear.eu en hulp@aboclear.eu.
- Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan melden we dat aan de toezichthouder en aan jou zoals de wet het vraagt (artikel 33 en 34 AVG).
9. Je rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te zien en een kopie te krijgen;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- je gegevens te laten wissen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren (zie punt 10);
- het gebruik van je gegevens te laten beperken;
- je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te krijgen of te laten doorsturen;
- bezwaar te maken tegen het gebruik op grond van ons gerechtvaardigd belang, en altijd tegen gebruik voor reclame;
- je toestemming in te trekken, zonder dat dat iets verandert aan wat we eerder met je toestemming deden.
Mail je verzoek naar privacy@aboclear.eu vanaf het e-mailadres waarmee je bestelde, of zet je ordernummer erbij. We vragen geen kopie van je identiteitskaart; twijfelen we of het verzoek van jou komt, dan vragen we je om een bevestiging via dat e-mailadres. We antwoorden binnen een maand; is een verzoek ingewikkeld, dan kan die termijn met twee maanden worden verlengd en laten we je dat binnen de eerste maand weten (artikel 12 AVG). Wij nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen.
10. Wissen voor en na de verzending
- Vraag je ons je gegevens te wissen voordat je brief bij bpost is afgegeven, dan behandelen we dat als een herroeping: we versturen je brief niet als we hem nog kunnen tegenhouden, en we wissen je gegevens, op wat we voor de boekhouding moeten bewaren na.
- Vraag je het na de verzending, dan wissen we alles wat we niet wettelijk moeten bewaren. De stukken van je bestelling bewaren we dan alleen voor de boekhouding en zolang we ze nodig hebben voor een geschil dat al loopt.
- Het bedrijf en bpost hebben hun eigen exemplaar; daarvoor wend je je tot hen.
11. Een klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons eerst weten. Je mag ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Omdat wij in Nederland gevestigd zijn, is de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens de leidende toezichthouder voor ons (artikel 56 AVG); de GBA neemt je klacht in ontvangst en werkt daarvoor met haar samen.
12. Minderjarigen, gevoelige gegevens en gegevens van anderen
- Onze dienst is voor mensen van 18 jaar en ouder.
- Zet geen medische gegevens in je brief. Die zijn niet nodig om op te zeggen, en wij vragen er niet om.
- Een brief aan bijvoorbeeld een ziekenfonds, een verzekeraar of een vakbond laat zien dat je daar klant of lid bent. Wij gebruiken dat alleen om je brief te versturen (zie punt 2).
- Zeg je een overeenkomst op van een ander, bijvoorbeeld van iemand die overleden is, gebruik dan alleen de gegevens die nodig zijn en doe het alleen als je daartoe bevoegd bent.
13. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze dienst of de wet verandert. Elke versie heeft een nummer en een datum; oude versies vind je in ons archief. Bij een belangrijke wijziging die jou raakt, laten we het je weten.