Déclaration de confidentialité d'aboclear
Version 1.1, en vigueur à partir du 1er octobre 2026. Version pour la Belgique, en français (fr-be). Les versions antérieures se trouvent dans nos archives.
En bref
- Nous utilisons vos données pour établir et envoyer votre lettre, vous tenir informé, tenir notre comptabilité, prévenir les abus et pouvoir démontrer ce que nous avons fait.
- Votre lettre, avec les données que vous y indiquez, est transmise sur votre instruction à l'entreprise que vous résiliez. Pour le reste, nous ne vendons rien et ne partageons vos données qu'avec les prestataires dont nous avons besoin.
- Votre page de suivi et vos documents ne s'ouvrent qu'avec le lien personnel figurant dans votre e-mail.
- Nous ne vous écrivons qu'au sujet de votre commande. Ni WhatsApp, ni SMS, ni publicité, sauf si vous le demandez vous-même.
- Mesure d'audience et publicité uniquement si vous y consentez dans le bandeau cookies.
- Vous pouvez à tout moment consulter, faire rectifier ou faire effacer vos données, dans la mesure où la loi ne nous oblige pas à les conserver.
1. Le responsable du traitement
Le responsable du traitement est Karwan Ventures B.V., agissant sous le nom aboclear, Emmastraat 4, 5503 JK Veldhoven, Pays-Bas, inscrite à la Chambre de commerce néerlandaise sous le numéro 42126798. Pour toute question relative à la vie privée : donnees@aboclear.eu ou par courrier à l'adresse ci-dessus.
Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données (DPO). Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) l'impose uniquement lorsque le suivi régulier et systématique de personnes à grande échelle ou le traitement à grande échelle de données sensibles constitue notre activité de base (article 37 du RGPD). Ce n'est pas notre cas. Un collaborateur chargé de la protection des données répond à vos questions.
2. Quelles données, pour quoi faire, sur quelle base et pendant combien de temps
| Finalité | Données | Base juridique (article 6, paragraphe 1, du RGPD) | Durée |
|---|---|---|---|
| Rédiger votre lettre avec le formulaire gratuit | Ce que vous indiquez : nom, adresse, adresse e-mail, numéro de client ou de contrat, moment de la résiliation, motif, texte libre, signature | À votre demande, pour vous fournir le service (b) | Ce que vous saisissez, sans la signature, reste dans votre navigateur jusqu'au paiement de votre commande (voir notre politique en matière de cookies). Si vous téléchargez le pdf, nous le générons sur notre serveur et l'effaçons dans les 24 heures |
| Rappel si vous ne terminez pas le formulaire | Adresse e-mail et données déjà saisies, sans la signature | Notre intérêt légitime à vous aider à terminer votre commande (f) ; désinscription possible dans chaque e-mail | Au maximum 14 jours |
| Exécuter votre commande | Nom, adresse, adresse e-mail, éventuellement numéro de téléphone ou date de naissance si l'entreprise les demande, données du contrat, moment de la résiliation, motif, texte libre, signature, votre lettre en pdf, l'entreprise et son adresse, le jour d'envoi, le numéro d'envoi | Exécution du contrat (b) | Lettre en pdf et signature : 24 mois après l'envoi ; ensuite, nous ne conservons que l'empreinte numérique (SHA-256) de la lettre. Données de commande : voir comptabilité |
| Une lettre adressée par exemple à une mutualité, à un assureur ou à un syndicat | Le fait que vous en êtes client ou membre, tel qu'il ressort de votre lettre. Nous ne demandons pas de données médicales ; ne les indiquez pas non plus dans votre lettre | Exécution du contrat (b) ; s'il s'agit d'une donnée particulière, comme l'affiliation à un syndicat, parce que vous exercez un droit par votre lettre (article 9, paragraphe 2, f, du RGPD) | Comme pour « Exécuter votre commande » |
| Paiement et remboursement | Montant, devise, moyen de paiement, numéro et statut de la transaction chez le prestataire de paiement, date. Aucun numéro de carte : seul votre prestataire de paiement le voit | Exécution du contrat (b) ; obligation légale (c) | 7 ans |
| Comptabilité et TVA | Facture, montant, TVA, pays, preuve de paiement | Obligation légale (c) : l'obligation fiscale néerlandaise de conservation (article 52 de l'Algemene wet inzake rijksbelastingen) et, si nous déclarons la TVA via le guichet unique (OSS), l'obligation de conservation qui s'y rattache | 7 ans après la fin de l'exercice, ou 10 ans en cas d'OSS |
| Preuve de ce que nous avons fait, et litiges | Date et heure de votre commande, adresse IP, navigateur, versions des conditions, des informations sur la rétractation, du texte de la case cochée et du récapitulatif de prix que vous avez vus, la case cochée et votre signature avec leur heure, l'empreinte de votre lettre, les données d'envoi du partenaire d'impression (date, heure et référence du dépôt), les informations de dépôt et de distribution, les e-mails envoyés | Notre intérêt légitime à pouvoir prouver que nous vous avons correctement informé, que vous avez consenti à l'exécution pendant le délai de rétractation et que nous avons envoyé votre lettre ; la loi nous impose cette preuve (article VI.62 du Code de droit économique). Et à nous défendre en cas de plainte, de rétrofacturation ou de procès (f) | Adresse IP et navigateur : 24 mois après l'envoi. Le reste : avec les données de commande |
| Service clientèle, plaintes, rétractation | Vos messages et nos réponses, votre numéro de commande, votre rétractation avec date et heure | Exécution du contrat (b) ; notre intérêt légitime à démontrer que nous avons correctement traité votre rétractation (f) | 24 mois après le dernier contact |
| Une demande d'avis sur votre expérience (après la distribution) | Nom, adresse e-mail, numéro de commande, entreprise | Notre intérêt légitime à apprendre et à montrer comment nous travaillons (f) ; vous pouvez la refuser lors de votre commande et vous désinscrire depuis chaque e-mail (voir le point 7) | Jusqu'à l'envoi de la demande ; les désinscriptions sont conservées aussi longtemps que nous vous écrivons |
| Sécurité et prévention des abus | Adresse IP, heure, navigateur, contrôle de sécurité lors du téléchargement (Cloudflare Turnstile), rapports d'erreur | Notre intérêt légitime à sécuriser le service et à empêcher qu'une personne résilie sans qualité le contrat d'autrui (f) | Journaux du serveur 30 jours ; rapports d'erreur 90 jours |
| Mesure d'audience et publicité (uniquement avec consentement) | Cookies et techniques similaires de Google (Google Ads et Google Analytics) et de Microsoft (Microsoft Advertising), codes de clic publicitaires et, si vous commandez, une version chiffrée (hachée) de votre adresse e-mail pour mesurer les publicités | Consentement (a) ; voir notre politique en matière de cookies | Voir la politique en matière de cookies ; retrait possible à tout moment |
| Courrier qui nous parvient pour vous | Le contenu de la lettre de l'entreprise | Exécution du contrat (b), avec votre autorisation d'ouvrir ce courrier (article 5.2 f des conditions) | Nous vous le transmettons numérisé et détruisons l'original après 30 jours. Si vous ne le souhaitez pas, nous vous le réexpédions non ouvert et ne conservons rien |
3. Données que nous ne recevons pas de vous
Notre liste d'entreprises et d'adresses de résiliation est établie à partir de sources publiques : la Banque-Carrefour des Entreprises et d'autres registres, les conditions et sites internet des entreprises, et nos propres vérifications. Il s'agit le plus souvent de données d'entreprises et non de données personnelles. Si une entreprise est une entreprise individuelle, un nom et une adresse peuvent toutefois constituer une donnée personnelle. Nous les utilisons uniquement pour adresser correctement les lettres de nos clients (intérêt légitime, f). Toute personne peut nous demander de rectifier ou de supprimer une mention via donnees@aboclear.eu.
4. Qui reçoit vos données
L'entreprise que vous résiliez. Votre lettre, avec tout ce que vous y indiquez, lui est transmise sur votre instruction. L'entreprise est ensuite elle-même responsable de son exemplaire, qu'elle utilise conformément à sa propre déclaration de confidentialité.
bpost. bpost voit les données figurant sur l'enveloppe (l'entreprise et l'expéditeur) et enregistre l'envoi recommandé. bpost le fait sous sa propre responsabilité légale d'opérateur postal.
Les prestataires qui travaillent pour nous (sous-traitants). Ils ne peuvent utiliser vos données que pour nous, dans le respect d'engagements de confidentialité et de sécurité (article 28 du RGPD) :
| Prestataire | Rôle | Localisation des données | Transfert hors de l'EEE |
|---|---|---|---|
| Pingen AG, Suisse | Impression, mise sous enveloppe et dépôt chez bpost ; informations de dépôt et de distribution | Suisse et Belgique | La Suisse bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne |
| Vercel Inc. | Hébergement du site et stockage des documents | UE (Francfort) | Société américaine : EU-US Data Privacy Framework ou clauses contractuelles types |
| Neon Inc. | Base de données | UE (Francfort) | Comme pour Vercel |
| Resend Inc. | Envoi des e-mails | UE (Irlande) | Comme pour Vercel |
| Cloudflare Inc. | Contrôle de sécurité lors du téléchargement gratuit (Turnstile) | Réseau mondial de Cloudflare | Comme pour Vercel |
| Functional Software Inc. (Sentry) | Rapports d'erreur du site | États-Unis | Comme pour Vercel |
| Un comptable ou conseiller fiscal, si nous y faisons appel | Comptabilité | EEE | Non |
Prestataire de paiement. PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxembourg) traite votre paiement, y compris si vous payez par Bancontact ou par carte. PayPal le fait en partie sous sa propre responsabilité, par exemple pour prévenir la fraude et parce que la loi le lui impose. Consultez également la déclaration de confidentialité de PayPal.
Google et Microsoft. Uniquement si vous y avez consenti dans le bandeau cookies : Google Ireland Limited (Google Ads et Google Analytics) et Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Advertising), pour mesurer comment vous êtes arrivé chez nous et pour vous montrer des publicités d'aboclear. Si vous publiez un avis sur Google après notre demande, vous le donnez vous-même à Google, selon les règles de Google.
D'autres destinataires, uniquement si nécessaire. Un juge, une autorité de contrôle ou la police, lorsque la loi nous y oblige ; un avocat ou votre prestataire de paiement en cas de litige concernant votre commande (voir le point 6).
Nous ne vendons pas vos données et ne les utilisons pas pour la publicité de tiers.
5. Transferts hors de l'Espace économique européen
Votre commande, votre lettre et nos e-mails sont hébergés dans l'Union européenne. Les rapports d'erreur (Sentry) et le contrôle de sécurité (Cloudflare) peuvent aussi être traités hors de l'Union européenne. Certains prestataires appartiennent à un groupe américain ; un accès depuis les États-Unis ne peut donc pas être totalement exclu. Nous travaillons uniquement avec des sociétés certifiées dans le cadre de l'EU-US Data Privacy Framework (décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023), ou sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne assorties de mesures complémentaires. La base de chaque transfert figure dans le tableau ci-dessus. Pingen est établie en Suisse, pays pour lequel la Commission européenne a constaté un niveau de protection adéquat. Vous pouvez nous demander une copie des garanties.
6. Preuve en cas de litige
En cas de plainte, de rétrofacturation, de contestation auprès de votre prestataire de paiement ou de procès concernant votre commande, nous pouvons utiliser les pièces de votre commande et les transmettre à la personne ou à l'organe qui examine le litige : votre commande avec la date et l'heure, les versions que vous avez vues, la case que vous avez cochée, votre lettre, la confirmation de paiement, la preuve de dépôt et les e-mails. Nous ne transmettons que les pièces de votre propre commande, et pas plus que nécessaire. La base juridique est notre intérêt légitime à démontrer ce que nous avons fait (article 6, paragraphe 1, f, du RGPD).
7. E-mails, rappels et demande d'avis
- Nous vous écrivons toujours au sujet de votre commande : confirmation, envoi, distribution ou non-distribution, et un message après la distribution. Ces messages font partie du service.
- Si vous indiquez votre adresse e-mail sans terminer le formulaire, vous recevez au maximum trois rappels avec un lien pour le terminer : après environ 1 heure, 24 heures plus tard et 48 heures après. Nous le faisons sur la base de notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, f, du RGPD). Vous pouvez vous désinscrire en un clic dans chaque e-mail. Ce que vous avez saisi, sans la signature, est conservé au maximum 14 jours.
- Une fois, après la distribution, nous vous demandons si vous souhaitez partager votre expérience. Si vous ne le souhaitez pas, cochez lors de votre commande la case « Pas de demande d'avis », ou désinscrivez-vous grâce au lien présent dans chaque e-mail. La désinscription est gratuite et se fait en un clic.
- Nous ne vous envoyons de publicité que si vous y avez consenti séparément (article XII.13 du Code de droit économique).
- Ni WhatsApp ni SMS, sauf si vous le demandez vous-même séparément.
8. Comment nous protégeons vos données
- Votre page de suivi et vos documents ne s'ouvrent qu'avec un lien personnel et secret que nous vous envoyons par e-mail. Ce lien est impossible à deviner. Ne le partagez pas.
- Les documents sont stockés dans un espace protégé ; un lien de téléchargement fonctionne 15 minutes.
- Notre outil de gestion n'est accessible qu'aux collaborateurs, avec une double authentification.
- La connexion au site est chiffrée.
- Nous ne vous demandons jamais par e-mail de mot de passe, de code PIN ou vos données de paiement. Nos e-mails proviennent uniquement de commandes@mail.aboclear.eu et de aide@aboclear.eu.
- Si un incident touche malgré tout vos données, nous le notifions à l'autorité de contrôle et à vous-même comme la loi l'exige (articles 33 et 34 du RGPD).
9. Vos droits
Vous avez le droit :
- d'accéder à vos données et d'en obtenir une copie ;
- de faire rectifier des données inexactes ;
- de faire effacer vos données, dans la mesure où la loi ne nous oblige pas à les conserver (voir le point 10) ;
- de faire limiter l'utilisation de vos données ;
- de recevoir vos données dans un format courant ou de les faire transmettre ;
- de vous opposer à leur utilisation fondée sur notre intérêt légitime et, en tout temps, à leur utilisation à des fins publicitaires ;
- de retirer votre consentement, sans que cela remette en cause ce que nous avons fait auparavant avec votre consentement.
Envoyez votre demande à donnees@aboclear.eu depuis l'adresse e-mail utilisée pour votre commande, ou indiquez votre numéro de commande. Nous ne demandons pas de copie de votre carte d'identité ; si nous doutons que la demande émane de vous, nous vous demandons une confirmation via cette adresse e-mail. Nous répondons dans un délai d'un mois ; si la demande est complexe, ce délai peut être prolongé de deux mois, et nous vous en informons au cours du premier mois (article 12 du RGPD). Nous ne prenons à votre égard aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé.
10. Effacement avant et après l'envoi
- Si vous nous demandez d'effacer vos données avant le dépôt de votre lettre chez bpost, nous le traitons comme une rétractation : nous n'envoyons pas votre lettre si nous pouvons encore la retenir, et nous effaçons vos données, à l'exception de ce que nous devons conserver pour la comptabilité.
- Si vous le demandez après l'envoi, nous effaçons tout ce que la loi ne nous oblige pas à conserver. Les pièces de votre commande ne sont alors conservées que pour la comptabilité et aussi longtemps que nécessaire pour un litige déjà en cours.
- L'entreprise et bpost disposent de leur propre exemplaire ; adressez-vous à eux à ce sujet.
11. Introduire une plainte
Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données, dites-le-nous d'abord. Vous pouvez aussi introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (APD), rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be, www.autoriteprotectiondonnees.be. Comme nous sommes établis aux Pays-Bas, l'Autoriteit Persoonsgegevens néerlandaise est notre autorité de contrôle chef de file (article 56 du RGPD) ; l'APD reçoit votre plainte et coopère avec elle.
12. Mineurs, données sensibles et données de tiers
- Notre service s'adresse aux personnes âgées de 18 ans ou plus.
- N'indiquez pas de données médicales dans votre lettre. Elles ne sont pas nécessaires pour résilier, et nous ne les demandons pas.
- Une lettre adressée par exemple à une mutualité, à un assureur ou à un syndicat montre que vous en êtes client ou membre. Nous n'utilisons cette information que pour envoyer votre lettre (voir le point 2).
- Si vous résiliez le contrat d'une autre personne, par exemple d'une personne décédée, n'utilisez que les données nécessaires et ne le faites que si vous en avez qualité.
13. Modifications
Nous adaptons la présente déclaration lorsque notre service ou la loi évolue. Chaque version porte un numéro et une date ; les versions antérieures se trouvent dans nos archives. En cas de modification importante qui vous concerne, nous vous en informons.