1.0 1 octobre 2026 → 25 septembre 2026
Version 1.0, en vigueur à partir du 1er octobre 2026. Version pays : Luxembourg, français (fr-lu). Versions antérieures : archives.
En bref
- Nous utilisons vos données pour que vous puissiez établir votre lettre et que nous puissions l'envoyer, pour vous tenir informé, tenir notre comptabilité, prévenir les abus et pouvoir démontrer ce que nous avons fait.
- Votre lettre, avec les données que vous y indiquez, est transmise à l'entreprise que vous résiliez, à votre demande. Pour le reste, nous ne vendons rien et ne communiquons des données qu'aux prestataires dont nous avons besoin pour notre prestation.
- Votre page de suivi et vos documents ne s'ouvrent qu'avec le lien personnel figurant dans votre e-mail.
- Nous vous écrivons uniquement au sujet de votre commande. Pas de WhatsApp, pas de SMS, pas de publicité, sauf si vous le demandez.
- Mesure d'audience et publicité uniquement si vous l'acceptez dans le bandeau cookies.
- Vous pouvez à tout moment consulter, faire rectifier ou faire effacer vos données, dans la mesure où la loi ne nous oblige pas à les conserver.
1. Le responsable du traitement
Le responsable du traitement de vos données au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD) est Karwan Ventures B.V., agissant sous la dénomination aboclear, Emmastraat 4, 5503 JK Veldhoven, Pays-Bas, inscrite au registre de commerce de la Chambre de commerce néerlandaise (KvK) sous le numéro 42126798, représentée par Sabur Mortazawi. Questions relatives à la protection des données : donnees@aboclear.eu ou par courrier à l'adresse ci-dessus.
Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données. La loi ne l'exige que si notre activité de base consiste en un suivi régulier et systématique à grande échelle des personnes ou en un traitement à grande échelle de catégories particulières de données (article 37 RGPD). Ce n'est pas notre cas. Un collaborateur chargé de la protection des données répond à vos questions.
2. Quelles données, à quelles fins, sur quelle base et pour combien de temps
| Finalité | Données | Base juridique (article 6, paragraphe 1, RGPD) | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Établir votre lettre avec le formulaire gratuit | Ce que vous saisissez : nom, adresse, adresse e-mail, numéro de client ou de contrat, date de résiliation, motif, texte libre, signature | À votre demande, pour vous fournir le service (b) | Tant que vous remplissez seulement le formulaire, nous ne conservons pas vos saisies. Si vous téléchargez le PDF, il est généré sur notre serveur et y est supprimé dans les 24 heures |
| Rappel « envoyez-moi un lien plus tard » | Adresse e-mail et ce que vous avez déjà saisi | À votre demande, avant la conclusion du contrat (b) | Au maximum 30 jours, ou jusqu'à votre désinscription ou votre commande |
| Exécuter votre commande | Nom, adresse, adresse e-mail, le cas échéant numéro de téléphone ou date de naissance si l'entreprise les demande, références du contrat, date de résiliation, motif, texte libre, signature, votre lettre en PDF, l'entreprise et son adresse, le jour d'envoi, le numéro d'envoi | Exécution du contrat (b) | Lettre en PDF et signature : 24 mois après l'envoi ; ensuite, nous ne conservons que l'empreinte (SHA-256) de la lettre. Les données de commande elles-mêmes : voir comptabilité |
| Catégories particulières (uniquement lorsqu'une telle donnée découle de l'entreprise elle-même, par exemple pour une lettre adressée à un syndicat ou à une organisation religieuse ou philosophique) | Le fait de l'adhésion ou du contrat, tel qu'il ressort de votre lettre | L'exercice de vos droits envers l'entreprise (article 9, paragraphe 2, point f), RGPD) | Comme « Exécuter votre commande » |
| Paiement et remboursement | Montant, devise, moyen de paiement, numéro et statut de transaction chez PayPal, date. Aucun numéro de carte : seul PayPal le voit | Exécution du contrat (b) ; obligation légale (c) | 7 ans après la fin de l'exercice |
| Comptabilité et fiscalité | Facture, montant, TVA, pays, preuve de paiement | Obligation légale (c) : obligations de conservation du droit néerlandais (article 52 de l'Algemene wet inzake rijksbelastingen, article 2:10 du Burgerlijk Wetboek) ; en cas de guichet unique (OSS), en outre l'article 369 duodecies de la directive 2006/112/CE | 7 ans, et 10 ans pour les opérations déclarées via le guichet unique, après la fin de l'année de l'opération |
| Preuve de notre prestation et litiges | Date et heure de votre commande, adresse IP, navigateur, les versions des conditions générales, des informations sur la rétractation, du récapitulatif de prix et de la case que vous avez vus, la case cochée et votre signature avec leur heure, l'empreinte de votre lettre, les données d'envoi du partenaire d'impression (date, heure et référence de la remise), les informations d'envoi et de distribution, les e-mails que nous avons envoyés | Obligation légale de pouvoir prouver que nous vous avons informé et que vous avez demandé l'exécution immédiate (c) ; notre intérêt légitime à nous défendre en cas de réclamation, de rétrofacturation ou d'action en justice (f) | Adresse IP et navigateur : 24 mois après l'envoi. Le reste : avec la commande, 7 ans |
| Service clients, réclamations, rétractation | Vos messages et nos réponses, votre numéro de commande | Exécution du contrat (b) ; obligation légale en cas de rétractation (c) | 24 mois après le dernier contact |
| Demande d'avis (une fois, après la distribution) | Nom, adresse e-mail, numéro de commande, entreprise | Votre consentement (a), donné lors de la commande en cochant une case distincte | Jusqu'à l'envoi de la demande ; nous conservons votre consentement et son retrait comme preuve tant que nous vous écrivons |
| Sécurité et prévention des abus | Adresse IP, heure, navigateur, vérification de sécurité lors du téléchargement (Cloudflare Turnstile), messages d'erreur | Notre intérêt légitime à assurer la sécurité du service et à empêcher qu'une personne résilie le contrat d'une autre (f) | Journaux du serveur 30 jours ; messages d'erreur 90 jours |
| Mesure d'audience et publicité (uniquement avec consentement) | Cookies et techniques similaires de Google Analytics, Google Ads et Microsoft Advertising, identifiants de clic publicitaire et, si vous commandez, une forme chiffrée (hachée) de votre adresse e-mail pour mesurer les annonces | Consentement (a) ; voir la politique en matière de cookies | Voir la politique en matière de cookies ; retrait possible à tout moment |
| Courrier reçu pour vous | Le contenu du courrier de l'entreprise | Exécution du contrat (b), avec votre autorisation d'ouvrir ce courrier (article 5.5 des conditions générales) | Nous vous le transmettons numérisé et détruisons l'original papier après 30 jours. Si vous ne le souhaitez pas, nous vous le réexpédions non ouvert et ne conservons rien |
Devez-vous nous fournir des données ? Pour le téléchargement gratuit, uniquement ce qui doit figurer dans votre lettre. Pour une commande, nous avons besoin de votre nom, de votre adresse, de votre adresse e-mail et des informations dont l'entreprise a besoin pour retrouver votre contrat ; sans elles, nous ne pouvons pas exécuter le contrat. Aucune obligation légale ne vous impose de nous fournir des données.
3. Données que nous ne recevons pas de vous
Nous constituons notre liste d'entreprises et d'adresses de résiliation à partir de sources publiques : registres de commerce, conditions et sites internet des entreprises, et nos propres vérifications. Il s'agit le plus souvent de données d'entreprises, et non de données personnelles. Lorsqu'une entreprise est une entreprise individuelle, son nom et son adresse peuvent toutefois constituer des données personnelles. Nous les utilisons uniquement pour adresser correctement les lettres de nos clients (intérêt légitime, f). Toute personne peut nous demander de corriger ou de supprimer une mention via donnees@aboclear.eu.
4. Destinataires de vos données
L'entreprise que vous résiliez. Votre lettre, avec tout ce que vous y indiquez, est transmise à l'entreprise à votre demande. L'entreprise est ensuite elle-même responsable de son exemplaire et l'utilise selon sa propre politique de confidentialité.
La poste. La poste auprès de laquelle votre lettre est déposée, et POST Luxembourg, qui la distribue, voient les mentions figurant sur l'enveloppe (l'entreprise et l'expéditeur) et enregistrent l'envoi. Elles le font sous leur propre responsabilité et dans le respect du secret postal.
Les prestataires qui travaillent pour nous (sous-traitants, article 28 RGPD). Ils ne peuvent utiliser vos données que pour notre compte et selon nos instructions, dans le cadre d'engagements de confidentialité et de sécurité :
| Prestataire | Finalité | Siège | Transfert hors EEE |
|---|---|---|---|
| Pingen AG | Impression, mise sous enveloppe et dépôt en recommandé ; informations d'envoi | Suisse | Décision d'adéquation de la Commission européenne pour la Suisse |
| Vercel Inc. | Hébergement du site et stockage des documents, sur des serveurs à Francfort-sur-le-Main | États-Unis | EU-US Data Privacy Framework ou clauses contractuelles types |
| Neon Inc. | Base de données, sur des serveurs à Francfort-sur-le-Main | États-Unis | Comme pour Vercel |
| Resend Inc. | Envoi des e-mails | États-Unis | Comme pour Vercel |
| Cloudflare Inc. | Vérification de sécurité lors du téléchargement gratuit (Turnstile) | États-Unis | Comme pour Vercel |
| Functional Software Inc. (Sentry) | Messages d'erreur du site | États-Unis | Comme pour Vercel |
| Un comptable ou un conseiller fiscal, si nous faisons appel à l'un d'eux | Comptabilité et fiscalité | EEE | Aucun |
Le prestataire de paiement. PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxembourg) traite votre paiement, y compris en cas de paiement par carte de crédit. PayPal le fait en partie sous sa propre responsabilité, notamment pour prévenir la fraude et parce que la loi l'exige. Consultez également la politique de confidentialité de PayPal.
Google et Microsoft. Uniquement avec votre consentement dans le bandeau cookies : Google Ireland Limited pour Google Analytics et Google Ads, et Microsoft Ireland Operations Limited pour Microsoft Advertising (voir la politique en matière de cookies). Si vous y avez consenti lors de votre commande, nous vous demandons en outre une fois un avis sur Google.
D'autres, uniquement si nécessaire. Un juge, une autorité ou la police lorsque la loi nous y oblige ; un avocat ou votre prestataire de paiement en cas de litige concernant votre commande (voir point 6).
Nous ne vendons pas vos données et ne les utilisons pas pour la publicité de tiers.
5. Données hors de l'Espace économique européen
Nos données sont stockées dans l'Union européenne. Certains prestataires appartiennent à des sociétés établies aux États-Unis ; un accès depuis ce pays ne peut donc pas être totalement exclu. Nous ne travaillons qu'avec des sociétés certifiées au titre de l'EU-US Data Privacy Framework (décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023, article 45 RGPD) ou sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne, avec des mesures complémentaires (article 46, paragraphe 2, point c), RGPD). La base retenue pour chaque prestataire figure dans le tableau ci-dessus. Pingen AG est établie en Suisse, pays pour lequel la Commission européenne a constaté un niveau de protection adéquat. Vous pouvez nous demander une copie des garanties.
6. Preuve en cas de litige
Si nous recevons une réclamation, une rétrofacturation, un litige ouvert auprès de votre prestataire de paiement ou une action en justice concernant votre commande, nous pouvons utiliser les pièces de votre commande et les transmettre à celui qui examine le litige : votre commande avec la date et l'heure, les versions et la case que vous avez vues et cochée, votre lettre, la confirmation de paiement, la preuve d'envoi et les e-mails. Nous ne transmettons que des pièces de votre propre commande, et pas plus que nécessaire. La base juridique est notre intérêt légitime à démontrer ce que nous avons fait (article 6, paragraphe 1, point f), RGPD).
7. E-mails, rappels et demande d'avis
- Nous vous écrivons toujours au sujet de votre commande : confirmation, envoi, distribution ou non-distribution, et une question pour savoir si l'entreprise a confirmé votre résiliation. Ces messages font partie de la prestation.
- Vous ne recevez un rappel pour poursuivre votre lettre que si vous l'avez demandé, et au maximum deux fois.
- Nous ne vous demandons un avis que si vous l'avez souhaité lors de la commande en cochant une case distincte, et une seule fois après la distribution. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, y compris par le lien figurant dans l'e-mail.
- Nous n'envoyons de publicité que si vous y avez consenti séparément.
- Pas de WhatsApp ni de SMS, sauf si vous nous le demandez séparément.
8. Comment nous protégeons vos données
- Votre page de suivi et vos documents ne s'ouvrent qu'avec un lien personnel et secret que nous vous envoyons par e-mail. Ce lien ne peut pas être deviné. Ne le partagez pas.
- Les documents sont stockés dans un espace protégé ; un lien de téléchargement fonctionne 15 minutes.
- Notre outil de gestion n'est accessible qu'aux collaborateurs, avec une seconde étape d'authentification.
- La connexion au site est chiffrée.
- Nous ne vous demandons jamais par e-mail un mot de passe, un code PIN ou vos données de paiement. Nos e-mails proviennent uniquement de commandes@mail.aboclear.eu et de aide@aboclear.eu.
- En cas de violation de vos données malgré ces mesures, nous la notifions à l'autorité de contrôle et à vous, comme la loi l'exige (articles 33 et 34 RGPD).
9. Vos droits
Vous avez le droit :
- d'accéder à vos données et d'en obtenir une copie (article 15 RGPD) ;
- de faire rectifier des données inexactes (article 16 RGPD) ;
- de faire effacer vos données, dans la mesure où la loi ne nous oblige pas à les conserver (article 17 RGPD ; voir point 10) ;
- de faire limiter le traitement (article 18 RGPD) ;
- de recevoir vos données dans un format courant ou de les faire transmettre (article 20 RGPD) ;
- de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement fondé sur notre intérêt légitime, et à tout moment, sans motif, à leur utilisation à des fins publicitaires (article 21 RGPD) ;
- de retirer votre consentement, sans que cela remette en cause la licéité du traitement effectué auparavant (article 7, paragraphe 3, RGPD).
Envoyez votre demande à donnees@aboclear.eu depuis l'adresse e-mail utilisée pour votre commande, ou indiquez votre numéro de commande. Nous ne demandons pas de copie de votre pièce d'identité ; si nous doutons que la demande émane de vous, nous vous demandons de la confirmer depuis cette adresse e-mail. Nous répondons dans un délai d'un mois. Nous ne prenons aucune décision vous concernant fondée exclusivement sur un traitement automatisé ; si nous retenons une lettre en raison d'un soupçon d'abus, c'est un collaborateur qui en décide.
10. Effacement avant et après l'envoi
- Si vous nous demandez d'effacer vos données avant l'envoi de votre lettre, nous n'envoyons pas votre lettre, nous vous remboursons et nous effaçons vos données, à l'exception de ce que nous devons conserver pour la comptabilité.
- Si vous le demandez après l'envoi, nous effaçons tout ce que la loi ne nous oblige pas à conserver ou dont nous n'avons pas besoin pour nous défendre contre une réclamation. Nous ne conservons alors les pièces de votre commande que pour la comptabilité et aussi longtemps que nécessaire pour un litige déjà en cours.
- L'entreprise et la poste disposent de leur propre exemplaire ; adressez-vous à elles pour celui-ci.
11. Réclamation auprès d'une autorité de contrôle
Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données, dites-le-nous d'abord. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle (article 77 RGPD), notamment dans le pays où vous résidez ou travaillez. Au Luxembourg, il s'agit de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), 15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, téléphone (+352) 26 10 60-1, cnpd.public.lu. Comme notre établissement principal se trouve aux Pays-Bas, l'autorité chef de file pour nous est l'Autoriteit Persoonsgegevens néerlandaise, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, Pays-Bas, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl (article 56 RGPD) ; la CNPD lui transmet votre réclamation si nécessaire. Pour les cookies et les e-mails adressés aux utilisateurs au Luxembourg, la CNPD est également compétente elle-même.
12. Mineurs, données particulières et données de tiers
- Notre service s'adresse aux personnes âgées de 18 ans et plus.
- Nous ne demandons aucune donnée particulière, par exemple sur votre santé. Ne les indiquez pas non plus dans votre lettre ; elles ne sont pas nécessaires pour résilier.
- Si vous résiliez le contrat d'une autre personne, par exemple d'une personne décédée, n'utilisez que les données nécessaires et faites-le uniquement si vous avez qualité pour le faire.
13. Modifications
Nous adaptons cette politique lorsque notre service ou la loi évolue. Chaque version porte un numéro et une date ; les versions antérieures figurent dans nos archives. En cas de modification importante vous concernant, nous vous en informons.