1.0 1 octobre 2026 → 25 septembre 2026
Version 1.0, en vigueur dès le 1er octobre 2026. Version pour la Suisse, en français (fr-ch). Versions antérieures : archives.
En bref
- Nous utilisons vos données pour établir et envoyer votre lettre, vous tenir informé, tenir notre comptabilité, prévenir les abus et pouvoir prouver ce que nous avons fait.
- Votre lettre, avec les données que vous y inscrivez, est transmise sur votre mandat à l'entreprise auprès de laquelle vous résiliez. Pour le reste, nous ne vendons rien et ne communiquons des données qu'aux prestataires dont nous avons besoin.
- Nous ne demandons que ce dont votre lettre a besoin, et ne le conservons que le temps nécessaire.
- Votre page de suivi et vos documents ne s'ouvrent qu'avec le lien personnel figurant dans votre e-mail.
- Nous vous écrivons uniquement au sujet de votre commande. Pas de WhatsApp, pas de SMS, pas de publicité, sauf si vous le demandez.
- Statistiques et mesure des annonces uniquement si vous l'acceptez dans la bannière cookies.
- Vous pouvez à tout moment consulter vos données, les faire rectifier ou effacer, pour autant que la loi ne nous oblige pas à les conserver.
1. Droit applicable et responsable du traitement
Le responsable du traitement de vos données est Karwan Ventures B.V., agissant sous le nom aboclear, Emmastraat 4, 5503 JK Veldhoven, Pays-Bas, registre du commerce de la Chambre de commerce néerlandaise n° 42126798, représentée par Sabur Mortazawi. Questions relatives à la protection des données : donnees@aboclear.eu ou par poste à l'adresse ci-dessus.
Comme nous sommes établis aux Pays-Bas, le règlement général sur la protection des données de l'UE (RGPD) s'applique à tous nos traitements. Comme nous proposons notre prestation en Suisse, la loi fédérale sur la protection des données (LPD) s'applique également. La présente déclaration répond aux deux. Lorsque les notions diffèrent, nous le précisons.
Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données. Le RGPD ne l'exige que si le suivi régulier et systématique à grande échelle de personnes ou le traitement à grande échelle de données sensibles fait partie de notre activité de base (art. 37 RGPD) ; ce n'est pas le cas chez nous. Nous n'avons pas désigné de représentant en Suisse au sens de l'art. 14 LPD ; nous ne traitons pas de données présentant un risque élevé pour votre personnalité. Une collaboratrice ou un collaborateur responsable répond à vos questions.
2. Quelles données nous utilisons, pour quoi, sur quelle base et pendant combien de temps
La colonne « Base » indique la base juridique selon l'art. 6, par. 1, RGPD. Selon la LPD, un traitement est licite s'il respecte les principes (art. 6 LPD) ; lorsqu'un motif justificatif est nécessaire, nous nous fondons sur les mêmes motifs : contrat (art. 31, al. 2, let. a, LPD), loi, intérêt prépondérant ou votre consentement (art. 31, al. 1, LPD).
| Pour quoi | Quelles données | Base (art. 6, par. 1, RGPD) | Combien de temps |
|---|---|---|---|
| Établir votre lettre avec le formulaire gratuit | Ce que vous saisissez : nom, adresse, adresse e-mail, numéro de client, de police ou de contrat, moment de la résiliation, motif, texte libre, signature | À votre demande, pour vous fournir la prestation (let. b) | Tant que vous remplissez seulement le formulaire, nous n'enregistrons pas vos saisies. Si vous téléchargez le PDF, nous le créons sur notre serveur et l'y effaçons dans les 24 heures |
| Rappel « m'envoyer un lien pour plus tard » | Adresse e-mail et ce que vous avez déjà saisi | À votre demande, avant la conclusion du contrat (let. b) | Au maximum 30 jours, ou jusqu'à votre désinscription ou votre commande |
| Exécuter votre commande | Nom, adresse, adresse e-mail, le cas échéant numéro de téléphone ou date de naissance si l'entreprise les demande, données du contrat, moment de la résiliation, motif, texte libre, signature, votre lettre en PDF, l'entreprise et son adresse, le jour d'envoi, le numéro d'envoi | Exécution du contrat (let. b) | Lettre en PDF et signature : 24 mois après l'envoi ; ensuite, nous ne conservons que l'empreinte numérique (SHA-256) de la lettre. Les données de commande elles-mêmes : 7 ans (voir comptabilité) |
| Données sensibles (seulement si une telle indication découle de l'entreprise elle-même, par exemple pour une lettre adressée à un syndicat ou à une communauté religieuse) | Le fait que vous en êtes membre ou client, tel qu'il ressort de votre lettre | L'exercice de vos droits envers l'entreprise (art. 9, par. 2, let. f, RGPD) ; selon la LPD, l'exécution du contrat conclu avec vous (art. 31, al. 2, let. a, LPD) | Comme « Exécuter votre commande » |
| Paiement et remboursement | Montant, monnaie, moyen de paiement, numéro de transaction et statut auprès de PayPal, date. Pas de numéro de carte : seul PayPal le voit | Exécution du contrat (let. b) ; obligation légale (let. c) | 7 ans |
| Comptabilité et impôts | Facture, montant, TVA, pays, preuve de paiement | Obligation légale (let. c) : droit fiscal et commercial néerlandais (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 2:10 Burgerlijk Wetboek) | 7 ans après la fin de l'exercice |
| Preuve de notre prestation et litiges | Date et heure de votre commande, adresse IP, navigateur, les versions des CG, du texte de la case et du récapitulatif des prix que vous avez vues, la case cochée et votre signature avec leur heure, l'empreinte de votre lettre, les données d'envoi du partenaire d'impression (date, heure et référence de la remise), les informations d'envoi et de distribution, les e-mails que nous avons envoyés | Obligation légale de pouvoir prouver une information correcte et votre accord (let. c, pour les consommateurs de l'UE) ; notre intérêt légitime à nous défendre en cas de réclamation, de rétrofacturation ou d'action en justice (let. f) | Adresse IP et navigateur : 24 mois après l'envoi. Le reste : avec la commande, 7 ans |
| Service clientèle, réclamations, annulation | Vos messages et nos réponses, votre numéro de commande | Exécution du contrat (let. b) ; obligation légale en cas de rétractation selon le droit de l'UE (let. c) | 24 mois après le dernier contact |
| Question sur votre expérience (une fois, après la distribution) | Nom, adresse e-mail, numéro de commande, entreprise | Notre intérêt légitime à apprendre et à montrer comment nous travaillons (let. f), dans le cadre de l'exception pour nos propres clients (art. 3, al. 1, let. o, LCD) | Jusqu'à l'envoi de la question ; nous conservons les désinscriptions tant que nous vous écrivons |
| Sécurité et prévention des abus | Adresse IP, heure, navigateur, contrôle de sécurité lors du téléchargement (Cloudflare Turnstile), messages d'erreur | Notre intérêt légitime à maintenir la prestation sûre et à empêcher qu'une personne résilie le contrat d'une autre (let. f) | Journaux du serveur 30 jours ; messages d'erreur 90 jours |
| Statistiques et mesure des annonces (uniquement avec consentement) | Cookies et techniques similaires de Google Analytics, Google Ads et Microsoft Advertising, identifiants de clic d'annonces et, si vous commandez, une forme chiffrée (hachée) de votre adresse e-mail pour mesurer les annonces | Consentement (let. a) ; voir la politique en matière de cookies | Voir la politique en matière de cookies ; retrait possible à tout moment |
| Courrier qui nous parvient pour vous | Contenu de la lettre de l'entreprise | Exécution du contrat (let. b), avec votre autorisation d'ouvrir ce courrier (chiffre 5.5 des CG) | Nous vous le transmettons numérisé et détruisons le papier après 30 jours. Si vous ne le souhaitez pas, nous vous le réexpédions non ouvert et ne conservons rien |
Vous n'êtes pas obligé de nous fournir des données. Sans les données dont votre lettre a besoin, nous ne pouvons toutefois ni l'établir ni l'envoyer.
3. Données que nous n'obtenons pas de vous
Nous constituons notre liste d'entreprises et d'adresses de résiliation à partir de sources publiques : registres du commerce, conditions et sites des entreprises, et vérification propre. Il s'agit le plus souvent de données d'entreprises, non de personnes. Si une entreprise est une entreprise individuelle, le nom et l'adresse peuvent être des données personnelles. Nous ne les utilisons que pour adresser correctement les lettres de nos clientes et clients (intérêt légitime, let. f). Chacun peut nous demander, via donnees@aboclear.eu, de corriger ou de supprimer une mention.
4. Qui reçoit vos données
L'entreprise auprès de laquelle vous résiliez. Votre lettre, avec tout ce que vous y inscrivez, est transmise sur votre mandat à l'entreprise. L'entreprise est ensuite elle-même responsable de son exemplaire et le traite selon sa propre déclaration de protection des données.
La Poste. La Poste Suisse voit les indications figurant sur l'enveloppe (entreprise et expéditeur) et enregistre l'envoi. Elle le fait sous sa propre responsabilité.
Prestataires travaillant sur notre mandat (sous-traitants). Ils ne peuvent utiliser vos données que pour nous, avec des engagements de confidentialité et de sécurité (art. 28 RGPD, art. 9 LPD) :
| Prestataire | Pour quoi | Siège | Garantie en cas de communication à l'étranger (art. 16 LPD, art. 44 ss RGPD) |
|---|---|---|---|
| Pingen AG | Impression, mise sous pli et remise à La Poste Suisse ; informations d'envoi. L'impression a lieu en Suisse | Suisse | Pas de communication à l'étranger |
| Vercel Inc. | Hébergement du site et stockage des documents, sur des serveurs à Francfort (Allemagne) | États-Unis | Swiss-US et EU-US Data Privacy Framework ou clauses types de protection des données |
| Neon Inc. | Base de données, sur des serveurs à Francfort (Allemagne) | États-Unis | Comme pour Vercel |
| Resend Inc. | Envoi des e-mails | États-Unis | Comme pour Vercel |
| Cloudflare Inc. | Contrôle de sécurité lors du téléchargement gratuit (Turnstile) | États-Unis | Comme pour Vercel |
| Functional Software Inc. (Sentry) | Messages d'erreur du site | États-Unis | Comme pour Vercel |
| Une ou un comptable ou une fiduciaire, si nous en mandatons | Comptabilité et impôts | EEE | Niveau de protection adéquat (annexe 1 OPDo) |
Prestataire de paiement. PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxembourg) traite votre paiement, y compris pour un paiement par carte de crédit. PayPal le fait en partie sous sa propre responsabilité, par exemple pour lutter contre la fraude et parce que la loi l'exige. Lisez aussi la déclaration de protection des données de PayPal.
Google et Microsoft. Uniquement avec votre consentement dans la bannière cookies : Google Ireland Limited pour Google Analytics et Google Ads et Microsoft Ireland Operations Limited pour Microsoft Advertising (voir la politique en matière de cookies). Une fois après la distribution, nous vous demandons en outre un avis sur Google ; vous pouvez vous en désinscrire (chiffre 7).
D'autres, seulement si c'est nécessaire. Un tribunal, une autorité ou la police, si la loi nous y oblige ; une avocate ou un avocat ou votre prestataire de paiement en cas de litige concernant votre commande (voir chiffre 6).
Nous ne vendons pas vos données et ne les utilisons pas pour la publicité de tiers.
5. Communication à l'étranger
Vos données sont communiquées dans les États suivants : Pays-Bas (notre siège), Allemagne (lieu de stockage dans l'UE), Irlande (Google et Microsoft, seulement avec consentement) et Luxembourg (PayPal). Pour tous ces États, le Conseil fédéral a constaté un niveau de protection adéquat (annexe 1 de l'ordonnance sur la protection des données). L'impression et la remise à La Poste ont lieu en Suisse (Pingen).
Plusieurs prestataires appartiennent à des sociétés établies aux États-Unis ; un accès depuis les États-Unis ne peut donc pas être totalement exclu. Pour les États-Unis, la protection n'est adéquate que pour les organisations certifiées selon le cadre de protection des données entre la Suisse et les États-Unis (Swiss-US Data Privacy Framework) (annexe 1 OPDo) ; du point de vue de l'UE, c'est la décision d'adéquation du 10 juillet 2023 qui s'applique. Nous ne travaillons qu'avec des sociétés ainsi certifiées, ou nous convenons des clauses types de protection des données reconnues par le PFPDT (art. 16, al. 2, let. d, LPD), avec des mesures complémentaires. La garantie applicable à chaque prestataire figure dans le tableau ci-dessus. Vous pouvez nous demander une copie des garanties.
6. Preuve en cas de litige
Si nous recevons une réclamation, une rétrofacturation, un litige auprès de votre prestataire de paiement ou une action en justice concernant votre commande, nous pouvons utiliser les pièces de votre commande et les transmettre à l'instance qui examine le cas : votre commande avec la date et l'heure, les versions et la case que vous avez vues et cochée, votre lettre, la confirmation de paiement, la preuve d'envoi et les e-mails. Nous ne transmettons que les pièces de votre propre commande et pas plus que nécessaire. La base est notre intérêt légitime à montrer ce que nous avons fait (art. 6, par. 1, let. f, RGPD ; art. 31, al. 1, LPD).
7. E-mails, rappels et question sur votre expérience
- Au sujet de votre commande, nous vous écrivons toujours : confirmation, envoi, distribution ou non-distribution, et un message de suivi. Ces messages font partie de la prestation.
- Vous ne recevez un rappel pour continuer votre lettre que si vous l'avez demandé, deux fois au maximum.
- Une fois après la distribution, nous vous demandons un avis sur Google. Dès la commande et dans chaque e-mail, vous pouvez vous désinscrire gratuitement.
- Nous n'envoyons de la publicité que si vous l'avez accepté séparément.
- Pas de WhatsApp ni de SMS, sauf si vous le demandez expressément et séparément.
8. Comment nous protégeons vos données
- Votre page de suivi et vos documents ne s'ouvrent qu'avec un lien personnel et secret que nous vous envoyons par e-mail. Ce lien ne peut pas être deviné. Ne le partagez pas.
- Les documents se trouvent dans un stockage protégé ; un lien de téléchargement est valable 15 minutes.
- Notre outil d'administration n'est accessible qu'à nos collaboratrices et collaborateurs, avec une deuxième étape de connexion.
- La connexion au site est chiffrée.
- Nous ne vous demandons jamais par e-mail un mot de passe, un code PIN ou vos données de paiement. Nos e-mails proviennent uniquement des adresses commandes@mail.aboclear.eu et aide@aboclear.eu.
- Si une violation de la sécurité des données survient malgré tout, nous l'annonçons au PFPDT et à l'autorité néerlandaise de protection des données et vous informons comme la loi l'exige (art. 24 LPD ; art. 33 et 34 RGPD).
9. Vos droits
Vous avez le droit
- de demander si et quelles données vous concernant nous traitons, et d'en recevoir une copie (art. 25 LPD, art. 15 RGPD) ;
- de faire rectifier des données inexactes ;
- de faire effacer vos données, pour autant que la loi ne nous oblige pas à les conserver (voir chiffre 10) ;
- de faire limiter ou interdire le traitement ;
- de recevoir vos données dans un format électronique courant ou de les faire transmettre (art. 28 LPD, art. 20 RGPD) ;
- de vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, et à tout moment au traitement à des fins publicitaires ;
- de retirer un consentement, sans que cela change le traitement effectué auparavant avec votre consentement.
Envoyez votre demande à donnees@aboclear.eu depuis l'adresse e-mail avec laquelle vous avez commandé, ou indiquez votre numéro de commande. Nous ne demandons pas de copie de pièce d'identité ; en cas de doute sur l'origine de la demande, nous vous demandons une confirmation depuis cette adresse e-mail. Le renseignement est gratuit. Nous répondons dans les 30 jours, en général plus vite. Nous ne prenons pas de décisions vous concernant de manière significative qui seraient fondées exclusivement sur un traitement automatisé.
10. Effacement avant et après l'envoi
- Si vous demandez l'effacement avant que votre lettre ait été remise à La Poste, nous n'envoyons pas votre lettre, vous remboursons et effaçons vos données, à l'exception de ce que nous devons conserver pour la comptabilité.
- Si vous le demandez après l'envoi, nous effaçons tout ce que la loi ne nous oblige pas à conserver. Nous ne conservons alors les pièces de votre commande que pour la comptabilité et aussi longtemps que nous en avons besoin pour un litige déjà en cours.
- L'entreprise et La Poste ont leur propre exemplaire ; adressez-vous à elles pour cela.
11. Plainte auprès d'une autorité de surveillance
Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données, dites-le-nous d'abord. Vous pouvez aussi vous adresser à une autorité de surveillance :
- en Suisse, au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne, www.edoeb.admin.ch. Le PFPDT peut ouvrir une enquête sur dénonciation et vous informe du résultat (art. 49 LPD) ;
- pour le RGPD, à l'autorité néerlandaise Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, Pays-Bas, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl, autorité chef de file pour nous en tant qu'entreprise établie aux Pays-Bas, ou à l'autorité de surveillance de l'État de l'UE ou de l'EEE dans lequel vous habitez ou travaillez.
12. Mineurs, données sensibles et données d'autres personnes
- Notre prestation s'adresse aux personnes de 18 ans et plus.
- Nous ne demandons pas de données sensibles, par exemple sur votre santé. N'inscrivez pas de données médicales dans votre lettre, ni dans le champ de texte libre : elles ne sont pas nécessaires pour résilier, et nous ne les demandons pas. Cela vaut aussi pour une caisse-maladie : votre numéro d'assuré suffit.
- Si vous résiliez le contrat d'une autre personne, par exemple d'une personne décédée, n'utilisez que les données nécessaires et ne le faites que si vous y êtes habilité.
13. Modifications
Nous adaptons la présente déclaration lorsque notre prestation ou la loi change. Chaque version porte un numéro et une date ; vous trouvez les versions antérieures dans nos archives. En cas de modification importante qui vous concerne, nous vous en informons.